改正個人情報保護法に対応

調査書Web登録システム（旧：調査書管理システム）は、2022年4月から施行の改正個人情報保護法に対応しています。
志願者が出願の際に確認する「個人情報保護方針」の中で、調査書データを中学校から出願校に直接提供することについて同意を得ていただきます。

校務支援PCで個人情報を暗号化
調査書データの安全性を守る高度な管理手法

登録用の調査書データは校務支援PCで暗号化します。
暗号化したデータはCkipのサーバでしか元に戻せないため、万が一先生のパソコンから漏えいしても調査書の内容が閲覧されることはありません。
インターネットとつながった環境では、暗号化した調査書データの登録操作のみ行います。

登録用データの作成は校務支援PCを使います。インターネットとつながっていない環境でデータを暗号化し、インターネットとつながった環境では、暗号化されたデータの登録のみ行うため、高いセキュリティを保持できます。

【特許出願中】第三者の閲覧を防ぐ独自の暗号鍵管理手法

調査書データは第三者が絶対に閲覧・改ざんできない保証が必要です。調査書Web登録システム（旧：調査書管理システム）では、中学校と出願校にそれぞれ異なるパスフレーズを発行します。調査書データは暗号化して保管しており、暗号化や復号するためにこのパスレーズが必要になります。パスフレーズ自体はサーバに保管されていないため、たとえサーバ管理者であっても復号してデータの内容を閲覧することはできません。

中学校と出願校は調査書データの登録や閲覧するときに、追加でパスフレーズを入力するだけでよいので、高いセキュリティを実現しながら、操作の利便性にも配慮しています。

完全ペーパーレス。郵送は必要ありません

これまで中学校が調査書を紙で提出する際に行っていた印刷調整や押印、出願校ごとに仕分けをして順番に並べ替えるといった一連の作業が一切不要となります。

調査書Web登録システム（旧：調査書管理システム）では印刷体を一切介さずに出願校へ調査書データを提出できます。また、出願情報と調査書情報をシステムが自動チェックするので、何重にもチェックしていた従来の手作業がなくなります。

各種校務支援システムに対応
ボタンクリックで簡単にデータ作成できます

調査書は各市町村で作成方式が異なります。 紙に出力したフォーマットは同じでも、元のデータ形式は個々に異なっていました。 そこで、データのフォーマットを統一する校務支援システムごとの専用エクセルシートをご用意しました。 これにより、中学校の先生がシステムに合わせて再入力をする必要はありません。

ただし、出願校の調査書フォーマットが統一されている場合に限るなど連携するには条件があります。 連携しない場合でも、自由入力フォーマットを用意しています。

専用のエクセルシートを開き、校務支援システムのデータを読み込み、 いくつかのボタンを押すことで提出用調査書データが完成します。

作業時間 約90%減！独自のマッチングシステムで
出願情報と調査書のチェックを自動化

調査書データを提出する際、出願情報とのマッチングが自動で行われ、 正しく出願が行われている生徒の調査書データだけが出願校に提出されます。 従来の確認作業が大幅に削減され、入試業務にかかる一人あたりの業務時間が10分の1となった学校も。

WEB出願になる以前は、紙面で同時に願書と調査書を提出するため、物理的なナンバリングで両者を紐づけることができました。 WEB出願に切り替えた学校においても、従来はこの紐付けを解決できないため、WEB出願時に発行される番号が書かれた書類と調査書を同封し送る必要がありました。 そこで、調査書と出願データの両方が持つデータ（誕生日、フリガナ、出身中学校）で紐づけ行うことを発案し、特許を取得しています。