制定：2008年 1月21日
改定：2023年 6月28日
株式会社アットシステム
代表取締役 佐宗美智代
個人情報保護方針
株式会社アットシステム（以下、当社）は、当社の提供するサービスを運用するため、また業務遂行のため、関係者の個人情報をお預かりしております。
当社は、お預かりしている個人情報の機密を守ることを社会的責務であると認識し、以下の個人情報保護の基本方針に基づき、個人情報の保護に努めます。
1. 個人情報の取得・利用・提供
当社は、業務を履行する上で必要な個人情報を、利用目的を明確にし、明示した適正な方法で取得し、明示した利用目的の範囲内で利用します。
当社は、事前に承諾を得た場合、法令に基づく手続きを得た場合を除き、個人情報を第三者に開示又は提供致しません。又、そのための措置を講じます。
2. 個人情報の安全対策
当社は、収集した個人情報に対し、不正アクセス、改ざん、漏えい、滅失又はき損の防止及び是正に関して、必要かつ適切な安全対策を実施いたします。
3.クッキー（Cookie）について
当社はユーザの端末を識別し、効率的に当社のwebサイトを利用できるようにするためにCookieを使用しています。
また、Cookieを使って利用者の行動履歴を記録しています。行動履歴はトラブルがあった際の調査に利用するほか、システム改善の参考にいたしますが、その他に利用することはありません。
なお、Cookie自体には個人を特定できる情報は含んでおりません。
4. 匿名加工情報および仮名加工情報の取扱いについて
当社は個人情報保護法に定める匿名加工情報を作成する場合には、個人情報保護法その他関連法令を遵守し適正に取り扱います。 また、個人情報保護法に定める仮名加工情報を作成する場合には、個人情報保護法その他関連法令を遵守し、社内利用に限定して適正に利用することとし、事前に承諾を得た場合、法令に基づく手続きを得た場合を除き、第三者に開示又は提供いたしません。
5. 個人情報の開示、訂正、削除、および苦情・相談について
当社の保有する個人情報または第三者提供記録について、開示、訂正又は削除を求められたときには、ご本人確認後、速やかにこれに応じます。ただし、当社の提供するサービスにおいて、ご本人自身がその処理を行うことが可能な場合には、その処理方法をご案内いたします。又、個人情報の取扱いに関する苦情、及び相談については、下記の【個人情報保護に関するお問い合わせ窓口】にて対応いたします。
6. 法令、規範の遵守
当社は、個人情報保護に関する法令、国が定める指針その他規範を遵守いたします。
7. 個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善
当社は、適切な個人情報保護に関する規程、ルール、行動規範を定め、個人情報保護に関するマネジメントシステムを運用します。また、マネジメントシステムが適切に実施できているかを定期的に確認・内部監査・見直しを行うことにより、継続的に改善いたします。
本方針は全従業者および関係者に周知徹底させるとともに、当社ホームページ上に公表いたします。
【個人情報保護に関するお問い合わせ窓口】
株式会社アットシステム 個人情報管理事務局長
宮城県名取市増田4-7-20
電話：022-398-6901
メールは、当社サイト上の問い合わせフォームからお願いします。
個人情報の取扱い
■個人情報の利用目的について
インターネット出願システム「Ckip」および調査書Web登録システムに関する個人情報の取得と利用目的は以下の通りです。
1) 一般利用者情報（登録者情報）（※開示対象外）
【取得】
インターネット出願（入試手続き）登録の受付フォーム画面より、利用者本人、または保護者が個人情報の入力をすることにより、当社の管理するサーバに情報が保管されます。
【利用目的】
登録されている個人情報は運用のためシステムプログラムがこれを利用しますが、情報の所有者は当社と契約する団体（学校）であり、従業員を含む当社の関係者は次の場合を除いて内容に関与せず、利用もいたしません。また、いかなる場合でも情報の開示をいたしません。
a) 利用者のサポートのために当該利用者の登録情報を閲覧（確認）する場合
b) 契約団体の管理者より代行処理を依頼された場合
なお、当社と契約する団体（学校）は登録されている個人情報を入試業務に利用しますが、詳細な利用目的は、各学校の個人情報保護方針を確認ください。各学校の個人情報保護方針は、各学校のインターネット出願登録サイトのトップページから確認することができます。
2）決済手続きの入力情報 （※開示対象外）
【取得】
受験料（検定料）、入学金などの決済手続きにおいて、決済に必要な情報をフォームから入力されることにより取得します。ただし、委託先決済代行会社にシステムプログラムが直接情報を安全な手段で送信し、当社のシステムでは保持しません。
【利用目的】
入力された決済情報は、決済業務委託先で業務遂行のために利用されます。
３）受験生の調査書データ （※開示対象外）
【取得】
調査書Web登録システムに、出身校の先生が調査書データをアップロードすることにより、当社の管理するサーバ上で預かります。
【利用目的】
調査書データは、提出先の受験校の管理者がこれを取り出し、入試の合否を判定するために利用します。
当社は、システムプログラムが出願データとのマッチングのために、データの一部内容を自動でチェックすることはありますが、その他に利用することはありません。
【データの機密性について】
調査書データはサーバ上で完全に暗号化されており、暗号および復号に必要な鍵は、出身校および受験校の管理者のみが所有しています。第三者はもとより、当社のサーバ管理者であっても、これを保有しないため、暗号化された調査書データを復号することができず、閲覧することもできません。
ただし、出身校および受験校の管理者様が鍵を無くした時の救済措置のため、鍵を再発行するための手段のみ設けております。
なお、お預かりしたデータは入試期間終了後毎年削除いたします。
4) 管理者のアカウントに紐づく情報 （※開示対象）
【取得】
管理者が自身で登録、または当社への申請により、メールアドレス、個人名などを取得します。
【利用目的】
セキュリティ上、管理者の確認のためにシステムプログラムが利用します。また、システムのメンテナンス時など緊急時の連絡に使用することがあります。
5) 契約団体の管理者情報 （※開示対象）
【取得】
ファックス、メール又は、郵送にて申込用紙を送付頂くことにより取得します。
【利用目的】
契約団体の管理者への当該業務に関する連絡に利用いたします。
6) 問い合わせ者情報 （※開示対象）
【取得】
電話、又は、ｗｅｂサイトの問合せフォームより取得します。
【利用目的】
問合せ内容の回答、及び、資料送付のために利用します。
7) 匿名加工情報 （※開示対象外）
【取得】
当社は匿名加工情報を作成して保存します。匿名加工情報は、名前、生年月日、住所などを抹消または個人情報と無関係の情報で書き換え、個人が特定できない形にいたします。
【利用目的】
システムの設計におけるシステム負荷考慮やシステムの機能改善に利用いたします。
8) アクセスログおよび操作ログ（※開示対象外）
【取得】
セキュリティのため、システムは他の情報と関連付けて個人が特定可能なアクセスログや操作ログを一定期間保有します。
【利用目的】
システムのセキュリティを確保するために不正アクセスの検知や社内調査、および公的機関からの法的開示請求または調査要請があった場合に、利用いたします。
■委託・提供について
個人情報について、業務の委託先以外の第三者に委託・提供をいたしません。（法令の規定等、正当な理由による場合を除く）
■個人情報の安全措置について
当社の保有する個人情報を保護するため、以下の安全管理措置を講じます。
(1)基本方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため、当社の個人情報保護方針を策定しています。
(2)個人情報の取扱いに係る規律の整備
個人情報の漏えい等の防止その他の個人データの安全管理のために、個人情報の取り扱いに係る規程類を策定しています。
(3)組織的安全管理措置
個人情報の取扱いに関する責任者を設置するとともに、法令又は規程に違反している事実や兆候を把握した場合の責任者への報告連絡体制を整備しています。
個人情報の取扱状況について、定期的に自己点検を実施するとともに、他部署や外部の者による監査を実施しています。
(4)人的安全管理措置
従業者に個人情報保護の重要性を周知し定期的な研修を実施しています。
個人情報の取扱いについて、従業者から秘密保持に関する誓約書を取得しています。
(5)物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う区域において、従業者および来訪者の入退室管理及び持ち込む機器の制限を行っています。
個人情報を取り扱う機器、書類、電子媒体等の盗難又は紛失を防止するための措置を講じています。
(6)技術的安全管理措置
アクセス制御を実施して、担当者及び取り扱う個人情報の範囲を限定しています。
個人情報を取り扱う情報システムを外部からの不正アクセス又は不正ソフトウェアから保護する仕組みを導入しています。
(7)外的環境の把握
外国における個人情報の取扱いはありません。
■開示方法
当社が保有するお客様ご自身の個人情報について、利用目的の通知・利用の停止・第三者提供記録の開示・提供の停止、また開示対象としている個人情報については開示・訂正・追加又は削除を致します。
開示等のお求め、または、個人情報の取扱いに関する苦情のお申し出は、下記窓口にて承ります。
【個人情報保護管理者、及び開示請求・苦情の申し出先】
株式会社アットシステム 個人情報管理事務局長
〒981-1224 宮城県名取市増田4-7-20
電話：022-398-6901 FAX：022-398-6905
【認定個人情報保護団体の名称、及び苦情の解決の申し出先】
一般財団法人日本情報経済社会推進協会 個人情報保護苦情相談室
〒106-0032 東京都港区六本木1-9-9 六本木ファーストビル内
電話：03-5860-7565, 0120-700-779
○ 本人又は代理人の確認方法
（お電話の場合）
・ご本人様の氏名、ご住所、お電話番号、メールアドレスの連絡をしていただき、折返しのお電話、又はメールにて確認いたします。
・ご本人様以外からの開示請求は受け付けません。
（ご訪問いただく場合）
・ご本人様の健康保険証の提示、及び、メールアドレスの連絡をしていただきます。
・代理人様の場合、代理人様の健康保険証の提示をいただいた上、ご本人様の氏名、ご住所、お電話番号、メールアドレスを確認いたします。
（郵送の場合）
書面での保有個人データ開示を希望する方について、住所情報を当社が所有している場合、郵送で受け付けます。
本人確認：
・様式「個人情報開示等請求書」に記述頂き、郵送で受け付けた場合には、記述されている、ご本人の氏名、ご住所などを確認します。
・ご本人様以外からの開示請求は受け付けません。
○ 手数料
保有個人データの利用目的の通知と内容の開示について、「個人情報開示等請求書」にて書面による開示をご希望の場合については、請求書1枚当たり500円の手数料が必要となります。手数料については、「個人情報開示等請求書」に500円分の手数料を郵便定額小為替にて同封し、下記窓口まで、ご郵送ください。
【郵送先】 〒981-1224 宮城県名取市増田4-7-20
株式会社アットシステム 個人情報管理事務局長 宛